Mari Berkorespondensi

Tiba-tiba saya teringat percakapan dengan beberapa rekan saya dahulu sekali. Saya bercerita bagaimana kalau saya mengetik emoticon tersenyum atau memasukkan emoji tersenyum ke percakapan di gawai (mari mengikuti istilah om Roy), saya pun jadi ikut tersenyum. Rekan-rekan saya menertawakan kebiasaan saya itu dan mengatakan kalau mereka tidak melakukannya. Mungkin saya latah saja, tetapi saya merasa kalau emoji terkadang bisa turut menyampaikan yang tidak tersampaikan dalam percakapan melalui teks.

Korespondensi melalui surel maupun perakapan lewat teks memang agak rumit. Dengan risiko mengatakan yang sudah jelas, sejelas keriput di bawah mata saya di hari yang terang benderang, percakapan tertulis sangat berbeda dengan percakapan tatap muka langsung, di mana yang terlibat percakapan tersebut berada dalam situasi yang sama (walau suasana hati tetap siapa yang tahu), dan konteks juga bisa diaplikasikan tanpa usaha. Sementara komunikasi tertulis semua itu harus diusahakan dan sebisa mungkin dijelaskan dari awal ketika percakapan dibuka. Karena itu (mungkin), komunikasi tertulis ada peraturan yang – saya kurang paham apakah – tersurat maupun tersirat.

Buat yang pekerjaan sehari-harinya mengirimkan puluhan surel ke kolega, klien maupun partner dalam pekerjaan, mungkin ilmu seperti ini sudah di luar kepala. Tetapi saya cukup terkejut juga melihat tidak sedikit yang kurang memahaminya. Terutama korespondensi resmi dalam konteks bisnis dan pekerjaan. Melihat post saya minggu lalu, mungkin paham dengan sekretaris salah satu petinggi di kantor yang suka menyingkat kata yang tidak umum disingkat dan terlalu langsung ke permasalahan tanpa ada basa-basi. Tidak hanya membuka surel dengan “D.H.” sang Mbak juga selalu mengirimkan undangan untuk rapat tanpa ada detail mengenai perihal maupun agenda dari rapat tersebut. Ketika saya selidiki, rupanya alasannya adalah; beliau takut terkena semprot amarah, sehingga jika diminta mengirimkan undangan untuk rapat, tidak berani bertanya kembali mengenai agenda dan detail yang tentu saja bagi yang diundang cukup penting.

Baiklah, coba kita runut isi surel yang menyenangkan dan baik untuk dunia profesional. Dimulai dengan kata sapaan yang tidak disingkat. Jika si penerima surel sudah dikenal dengan baik, dan atau posisi beliau lebih tinggi, bisa menggunakan “Dear Ani” atau apapun yang disuka termasuk “Ani yang baik”, atau kalau belum terlalu akrab dan posisi dia paling tidak setara, “Hai Ani” atau “Hi Ani” juga bisa diterima. Selanjutnya menurut saya akan membuat hati sejuk di antara hari yang sibuk kalau kita saling mendoakan kesehatan masing-masing pelaku korespondensi. Bentuknya sebaiknya bukan pertanyaan, tetapi semacam tuduhan, contoh; “semoga Ani dalam keadaan baik dan sehat”. Setelah kalimat tuduhan mendoakan, langsung sampaikan inti pesan dengan runut dan lengkap. Jika ada topik yang berbeda, mulai dalam paragraf baru. JIka semua sudah tersampaikan, tutup dengan ucapan terimakasih atas perhatian sang penerima pesan, dan boleh juga menyelipkan kalimat bahwa jawaban dan atau kabar baik sangat dinantikan, kalau memang pesannya mengandung unsur pertanyaan atau keputusan dari sang penerima. Sebelum nama bisa cantumkan “salam” atau jika ingin berbahasa Inggris “with best regards” atau hanya “best”. Sesungguhnya kalau menurut saya pribadi, jarang ada yang menilai seseorang dari kata-kata sebelum tanda tangan atau nama. Tetapi jika ada yang menaruh kutipan setelah nama, jangan heran jika seseorang dinilai dari sana. Seperti waktu di pekerjaan terdahulu, saya pernah menerima surel dari seorang pekerja media yang membubuhkan kutipan setelah namanya; “If you’re not in fashion, you’re nobody”. Reaksi saya; “hokedeeee” dengan mata saya berputar hingga putihnya saja yang terlihat.

Satu lagi saya selipkan pesan sponsor: sebagai pekerja media, saya tak jarang melihat puluhan surel dari humas setiap harinya. Dan cukup sering (walau sekarang saya lihat lebih jarang, terimakasih Kosmos) surel dari humas itu mengandung lampiran rilis dan foto yang jumlahnya bisa mendekati atau lebih dari 10 megabyte. Mudah-mudahan para humas ini paham, kalau kantor media umumnya tidak memberikan jatah mailbox yang besar kepada karyawannya. Jadi surel dengan lampiran raksasa nasipnya antara: 1. Tersangkut di server kemudian dikembalikan ke pengirim, atau; 2. Langsung dihapus karena akan mengurangi kapasitas mailbox untuk menerima pesan lain yang memang ditunggu. Bersahabatlah dengan cloud computing dan usulkan agar menyimpan segala rilis dan foto di awan awan tersebut untuk diakses media jika mereka membutuhkan.

Mungkin demikian saja pesan saya kali ini. Jika ada pertanyaan saya menerima korespondensi, asal dilakukan sesuai pakem yang telah disetujui.8ee65df5f3c5489fbb0a2fd39159251e

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s